Privacyverklaring van FIAT Panda Club Nederland

1. Verwerking persoonsgegevens en contact
De vereniging FIAT Panda Club Nederland is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden, donateurs en relaties.
Contact met FIAT Panda Club Nederland kan worden opgenomen via de contact-pagina op de website www.fiatpandaclub.nl of via de nadere contactgegevens, te vinden in het clubblad dat 2x per jaar verschijnt.

2. Welke gegevens verwerken wij van u
In de ledenadministratie van FIAT Panda Club Nederland leggen wij de volgende gegevens vast:
1. voorletters, naam, adres, postcode, woonplaats
2. e-mailadres, telefoonnummer
3. nickname die op het forum gebruikt wordt
4. Merk/type/bouwjaar/kenteken van uw voertuig(en)
Leden en donateurs worden ingeschreven met een lidmaatschapsnummer en de club registreert wanneer het lidmaatschap / donateurschap is ingegaan.
Tevens leggen wij bij de aanmelding van een evenement een aantal gegevens van u vast:
1. naam
2. woonplaats
3. e-mailadres
4. telefoonnummer
5. en zaken die van toepassing zijn op de meeting zoals verblijf, eten ed.

a. verwerking en opslag van de gegevens
De bovenstaande gegevens worden opgenomen in een door de secretaris bijgehouden ledenbestand in de cloud (OneDrive van Microsoft) waar alleen leden van het bestuur in kunnen kijken. Tevens kan het bestand worden opgeslagen op de computers van bestuursleden, beveiligd met virusscanner.

Bij aanmelding van evenementen worden de opgegeven gegevens opgenomen in een door de evenementencoördinator bijgehouden bestand in de cloud (OneDrive van Microsoft) en kan alleen worden ingezien (en opgeslagen op eigen computer) door leden van het bestuur en de organisator(en) van het evenement.

b. website en forum
Op de website worden door de webbeheerder geen gegevens van leden vermeld, tenzij op uitdrukkelijk verzoek van het betreffende lid.
Bij aanmelding op het forum worden de gegevens vermeld zoals de gebruiker deze zelf ingeeft. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van zijn contactgegevens aldaar. De forumsoftware zorgt voor de opslag van deze data in de database op de webruimte die Fiat Panda Club Nederland huurt bij een externe WebHosting partij. Bij het posten van een forumbericht wordt opgeslagen in de database vanaf welk IP-adres het bericht gepost is. Het IP-adres is niet gelinkt aan een profiel maar kan wel herleid worden wanneer regelmatig met hetzelfde account via hetzelfde IP adres berichten gepost worden.

c. clubblad
Bij het plaatsen van kopij in het clubblad wordt doorgaans de naam vermeld van de leverancier van de kopij. Indien de leverancier dit niet wenst dient hij dit zelf aan te geven bij het insturen van kopij.

d. Algemene ledenvergadering
Jaarlijks vind een algemene ledenvergadering plaats. In het verslag van deze vergadering worden de namen vermeld van de aanwezige leden. Indien een lid dit niet wenst dient hij dit zelf aan te geven bij de secretaris voor het begin van de vergadering.

e. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met de secretaris op, dan verwijderen wij deze informatie.

f. Opnemen en bewaren gesprekken, beeldmateriaal en externe bronnen
We bewaren geen gesprekken en verzamelen geen persoonsgegevens van u uit externe bronnen. Wij werken dus alleen met persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt. Foto’s en ander beeldmateriaal kunnen wij publiceren in ons clubblad of website, waarbij geen maatregelen worden genomen om te voorkomen dat personen of voertuigen herkenbaar in beeld komen.

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

FIAT Panda Club Nederland verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
1. Het afhandelen van uw betaling;
2. Verzenden van het welkomstpakket;
3. Verzenden van ons clubblad;
4. U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is met betrekking tot uw lidmaatschap;
5. U te informeren over evenementen, wijzigingen in ons reglement of andere belangrijke clubzaken;
6. Om via de clubshop bestelde goederen bij u af te leveren;
7. Om uw profiel op het forum te kunnen machtigen voor het ledendeel van het forum;
8. Om risico’s te verkleinen.

Ad 1 t/m 4 Contact en verzending
De gegevens worden gebruikt voor de verzending van het welkomstpakket aan nieuwe leden en verzending van het tweejaarlijkse clubblad. Tevens worden de gegevens gebruikt voor het telefonisch dan wel per e-mail kunnen benaderen van leden door het bestuur bijvoorbeeld bij vragen over de betaling van de contributiegelden

ad 5. informeren over clubzaken
Om u te kunnen informeren over clubevenementen maken we gebruik van een e-mailnieuwsbrief (Pandissimail) waarvoor u zich separaat kunt aanmelden. Het email-adres dat u aanmeldt staat los van de ledenadministratie en wordt opgeslagen bij een externe hostingpartij zonder verdere persoonlijke gegevens. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de software van Your Mailinglist Provider. Uw e-mailadres wordt online opgeslagen op ymlp.com in het account van de Fiat Panda Club. U kunt zichzelf aan of afmelden via https://fiatpandaclub.nl/welkom/pandissimail/. Bij aanmelden gaat u akkoord met de voorwaarden zoals deze door Your Mailinglist Provider gehanteerd worden.
In uitzonderlijke gevallen worden de mailadressen in de ledenlijst gebruikt om u te informeren over belangrijke clubbesluiten wanneer dit vanwege de planning niet in het clubblad vermeld kan worden.

Ad 8. om risico’s te verkleinen
Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook om risico’s te verkleinen, bijvoorbeeld door
uw IP-adres te registreren, wanneer u onze website bezoekt of wanneer u een bericht post op het forum. We doen dit bijvoorbeeld wanneer u een formulier invult waarop u zelf gegevens invult. Het doel van deze registratie is het voorkomen en aanpakken van fraude of ander misbruik van onze site.

4. De rechtsgrond om uw persoonsgegevens te gebruiken
• Het aangaan en/of uitvoeren van uw lidmaat- of donateurschap.
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld verstrekken van informatie aan de overheid indien wij daartoe verplicht zijn.
• Gerechtvaardigd belang van FIAT Panda Club Nederland. Dit geldt o.a. voor marketing activiteiten en controles aan de eisen gesteld in de statuten en het huishoudelijk reglement.

5. Hoe beveiligen we uw gegevens
Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens.

a. beveiliging
FIAT Panda Club Nederland neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op info@fiatpandaclub.nl.
FIAT Panda Club Nederland heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:
– Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall op de club-laptop
– Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.

b. geheimhouding
We gaan zorgvuldig om met gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen daartoe bevoegde bestuursleden mogen uw gegevens inzien en verwerken.

6. Hoe lang bewaren we uw gegevens
Voor het bewaren van uw persoonsgegevens hebben we naast de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) te maken met andere wetgeving. Op basis van de AVG mogen gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Andere wetten kennen zowel minimale als maximale termijnen waar wij rekening mee moet houden. Uw persoonsgegevens bewaren we minimaal 7 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap en/of donateurschap.

7. Toestemming
Als we uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming kunt u deze toestemming met inachtneming van de wettelijke eisen altijd weer intrekken.

8. Met wie kunnen we uw gegevens delen
FIAT Panda Club Nederland verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is, b.v. voor het verzenden van het clubblad.

voor het forum
Om leden te kunnen autoriseren voor het ledendeel van het forum wordt een uitgeklede versie van het bestand met alleen forumnaam doorgegeven aan de forum-administrator die het label ‘lid’ hangt aan het forum account. Dit label is zichtbaar bij elke post die een ‘lid’ plaatst op het forum.

voor het clubblad
Telkens als een nieuw clubblad wordt opgeleverd worden de volgende gegevens verzonden aan de drukker: naam, adres, postcode,woonplaats, lidnummer alsmede type, bouwjaar, kleur van het voertuig. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor verzending van ons clubblad en per lid gedrukt achterop het clubblad en controle van de autogegevens door het lid. De drukker heeft zijn eigen privacyverklaring hiervoor.

9. Wat zijn uw rechten
a. gegevens inzien of verbeteren
U hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd en verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen.
Wanneer u inzage in uw gegevens wilt, geven we deze pas als wij voldoende zekerheid hebben dat u bent wie u zegt dat u bent en kunnen wij u vragen zich te legitimeren. Stuur hiervoor een verzoek tot inzage of correctie naar de secretaris via
info@fiatpandaclub.nl onder vermelding van ‘verzoek tot inzage/correctie’. Binnen vier weken ontvangt u een reactie van ons.

b. gegevens laten verwijderen en het recht om ‘vergeten te worden’.
In de volgende situaties heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben te laten wissen.
• de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt
• de toestemming voor het verwerken is ingetrokken
• er is gegrond bezwaar gemaakt tegen de verwerking
• de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt
• op grond van een wettelijke verplichting om de persoonsgegevens te wissen

c. beperking van de verwerking
Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of dat de door ons verwerkte gegevens onjuist zijn, kunt u verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de gegevens niet meer mogen worden verwerkt.

d. Overdracht van de gegevens (dataportabiliteit)
U heeft het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt.

e. Afmelden voor persoonlijke aanbiedingen
U hebt het recht om u af te melden voor nieuwsbrieven of persoonlijke aanbiedingen die wij via e-mail verspreiden. Wij bellen u niet voor commerciële doelen.

10. Email en social media
Wij communiceren met u via email. Onze e-mail wordt afgehandeld via Google Mail.

Het eigen gebruik van social media zelf is uw eigen verantwoordelijkheid. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op hoe social-mediaplatforms omgaan met de door u verstrekte data. We wijzen u erop dat veel social-mediaplatforms buiten de Europese Unie zijn gevestigd en gegevens opslaan buiten de Europese Unie. De privacywetgeving van de Europese Unie geldt dan meestal niet. We raden u aan om de privacyverklaring van deze social-mediakanalen goed door te nemen. En we raden u aan persoonlijke vragen en informatie op een andere wijze met ons te delen.

11. Aanpassing van de privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Dit kunnen wij doen bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze activiteiten of in de wet of in de rechtspraak. Deze tekst van de privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 23 mei 2018

12. Hebt u vragen of klachten?
Hebt u vragen over deze privacyverklaring? Dan kunt u contact opnemen met de secretaris van FIAT Panda Club Nederland. Stuur een mail naar: info@fiatpandaclub.nl of een brief naar de secretaris van FIAT Panda Club Nederland.

Heeft u klachten over privacy dan kunt u contact met ons opnemen via info@fiatpandaclub.nl. Als u vindt dat uw klacht niet afdoende is opgelost, kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.